dimarts, 20 d’octubre de 2015

Els estils de MS Word (2): automatització de processos


En l'entrada anterior ja vaig definir els estils com un conjunt de característiques de format que poden aplicar-se de manera agrupada a un text sencer o a un fragment seleccionat. Aquestes característiques de format poden ser de caràcter —lletra, mida, color, estil...— o de paràgraf —alineació del text, espai entre paràgrafs, interlineat...

També vaig comentar un altre aspecte fonamental com és el fet que alguns estils permeten establir una jerarquia en els títols dels apartats del nostre text. Es tracta dels estils predeterminats que en MS Word vénen anomenats com a Títol 1 (és a dir, títol més important), Títol 2 (el següent en importància), Títol 3... i així successivament.



Processos automàtics amb els estils

Emprar els estils ens permet aconseguir una presentació més homogènia en els nostres escrits, però també té altres utilitats relacionades amb l'automatització d'alguns processos. Així, mitjançant els estils —particularment els estils de jerarquia de títols— podrem fer servir la vista d'esquema (especialment útil en textos extensos) o crear taules de continguts automàtiques dels nostres treballs.


La vista d'esquema


La vista d'esquema és un dels modes de visualització de text que ofereix MS Word mitjançant el qual podem desplegar i contraure els continguts de cada apartat fent clic damunt de la icona corresponent. D'aquesta manera podem veure en tot moment l'estructura general del nostre treball i també accedir ràpidament a qualsevol contingut concret.

En la captura següent se'n pot veure una mostra. S'hi poden observar els dos nivells en què estan estructurats els apartats d'aquest treball.

Mostra de la vista d'esquema.

La vista d'esquema pot utilitzar-se en qualsevol moment, però és especialment útil per a revisar els textos que ja es troben en un estat  de redacció avançat, ja que permet detectar més fàcilment incoherències, llacunes i errors, tant pel que fa a l'estructura com pel que fa a la redacció.

Creació automàtica de taules de continguts


La segona utilitat relacionada amb els estils és la creació automàtica de taules de continguts. Per a fer-ho, hem de desplegar Inserir i seleccionar Índex i taules. Accedim aleshores al menú corresponent, que es divideix en quatre pestanyes, i seleccionem l'opció corresponentEns apareixeran les opcions següents.


Menú de creació de taules de continguts.

La secció Formats inclou les taules de continguts predeterminades de MS Word i Vista prèvia permet veure l'aspecte de l'estil que està seleccionat i de les modificacions que hi anem fent. 

En la part inferior hi ha diverses opcions interessants. En la casella Mostrar nivells podem decidir fins a quin nivell d'esquema volem que aparega en la nostra taula de contnguts (en aquesta captura hem seleccionat fins als títols de nivell 3). Després, si activem la casella Mostrar nombres de pàgina podrem determinar si volem que els nombres vagen alineats a la dreta i el tipus de signe que completarà l'espai entre el títol i el nombre de pàgina. 

Finalment, si volem personalitzar el format de la nostra taula, hem de fer clic sobre Modificar. En el menú que apareixerà hem d'anar seleccionant d'un en un cadascun dels nivells de la taula de continguts (TDC 1 per als títols de nivell 1, TDC 2 per als de nivell 2 i així successivament) i modificant-ne el format segons ens interesse: lletra, mida, color, estil (negreta, cursiva, versaleta...), sagnat, interlineat, espai entre paràgrafs...

Una vegada que hàgem ajustat tots els paràmetres al nostre gust, pot resultar una taula de continguts com la següent: 


Mostra de taula de continguts creada automàticament amb MS Word

Es tracta d'una taula de continguts amb una presentació senzilla i sòbria, pensada per a un contingut acadèmic. Tots els apartats del treball tenen la mateixa presentació tret del sagnat, que va augmentant a mesura que disminueix la importància de l'apartat en la jerarquia.

També és important no perdre de vista que les modificacions que feu després d'haver inserit la taula de continguts (per exemple, si canvieu títols o si un apartat canvia de pàgina) no s'actualitzaran automàticament, sinó que haureu d'inserir-ne una de nova perquè aquests canvis s'hi reflectisquen.

Finalment voldria tancar l'entrada amb un aclariment: MS Word distingeix entre índex i taula de contingut. En aquest context, cal entendre per índex una llista ordenada de referències a determinades paraules o expressions al llarg d'un text, amb indicació de les pàgines en què apareixen esmentades. En canvi, com hem vist, les taules de continguts són la indicació dels títols dels apartats principals que apareixen en un treball. 

Els índexs són, per tant, una eina de consulta addicional que permet al lector localitzar totes les vegades que s'esmenta una paraula clau en el text. Són espacialment útils quan no trobem de primeres la informació que ens interessa. Remarque que els estils només ens ajudaran per a crear taules de continguts, ja que per a crear índexs necessitem introduir marcadors en cada paraula que vulguem incloure-hi. Però això és una altra història.


Espere que l'entrada vos haja resultat útil i interessant. Vos convide a ampliar els continguts o plantejar els dubtes que tingueu en els comentaris!

Publica un comentari a l'entrada