Els estils de MS Word: característiques i alguns consells

La tecnologia posa al nostre abast multitud d'eines amb un potencial enorme que els usuaris poques vegades estem en disposició d'aprofitar plenament. Tenim les eines, però ens falta el coneixement que aporta l'experiència. En aquesta entrada em centre en els estils dels processadors de textos: un recurs que suposa nombrosos avantatges i cap inconvenient, i que, tanmateix, és desconegut per molta gent.

Què són els estils dels processadors de textos?

Els estils es podrien definir com un conjunt de característiques de format agrupades de manera que es puguen aplicar totes alhora a caràcters o paràgrafs seleccionats només amb un clic. Per la seua banda, per característiques de format entenem els paràmetres que un programa d'edició de textos permet assignar als caràcters (família i mida de la lletra, color, negreta, cursiva, versaleta, subíndex, superíndex...) i als paràgrafs (alineació justificada, esquerra, centrada, dreta, sagnats, espai entre paràgrafs, interlineat...).

Explicat així, pot semblar una cosa complicada, però quan aprenem a utilitzar-los resulta enormement fàcil. Entre els avantatges que implica l'ús habitual dels estils, n'hi ha tres de molt clars:

1. El primer i més evident és que ens permet estalviar temps a l'hora de donar format als textos, ja que amb un sol clic assignem un conjunt de paràmetres de format que, altrament, hauríem d'assignar d'un a un. 
2. Un segon avantatge, derivat del primer, és que aconseguim una presentació més coherent i sistemàtica, cosa que esdevé més important com més complex és el text que escrivim (des d'escrits d'uns pocs paràgrafs fins a tesis doctorals). 
3. Finalment, ens permet aprofitar determinades funcions del programa que, altrament, hauríem de fer manualment o, directament, no podríem fer, com crear taules de continguts amb numeració de pàgines automàtica, inserir referències internes en el nostre document mitjançant hiperenllaços o mostrar el nivell d'esquema del text que estem escrivint. 

Passem ara a veure qüestions més concretes sobre els estils.

Com gestionar els estils

Hi ha moltes maneres d'accedir al menú dels estils, algunes de les quals varien en funció de la versió de MS Word i del sistema operatiu. Les darreres versions incorporen un accés directe des de la pestanya Inici on es mostra una llista d'estils ràpids, la qual podem configurar al nostre gust. Si fem clic amb el botó dret sobre qualsevol d'aquests estils es desplegarà un menú amb diverses opcions. En les versions anteriors al 2007 i també en les versions de Mac, haurem de fer clic sobre la pestanya Format de la barra de comandament i seleccionar l'opció Estils en el desplagable.

Barra de comandament, Ms Word 2010, Mac

Els estils predeterminats

Els processadors de textos vénen amb una gran quantitat d'estils predeterminats. Aquests solen proporcionar resultats pràctics i efectius, que satisfaran les necessitats de la majoria d'usuaris. Malgrat tot, és fàcil que ens trobem en la situació d'haver d'adaptar-los a unes necessitats específiques, per exemple per a presentar un treball o, senzillament, per a seguir els nostres gustos personals. 

Dins del maremàgnum d'estils que incorporen, per exemple, les darreres versions de MS Word, cal tindre'n controlats els cinc fonamentals. El primer i més bàsic és el Normal: es tracta de l'estil que apareix per defecte cada vegada que creem un document i que està pensat per al text corrent dels escrits, motiu pel qual ha de ser clar i fàcil de llegir. De fet, és l'estil amb què solem picar el text i sobre el qual anem introduint modificacions quan ens interessa (una cursiva, l'alineació, el color...).

En acabant trobem Títol 1, Títol 2, Títol 3 i Títol 4. Com es podrà deduir, aquests estils estan pensats per als títols dels apartats. La utilitat principal és que ens permeten establir una jerarquia entre els apartats d'un document de tal manera que el programa puga reconéixer-la i utilitzar-la per a algunes funcions. Així, quan apliquem Títol 1 a un fragment de text i Títol 2 a un altre, estem dient al programa que l'apartat que té Títol 2 és dependent del que té Títol 1 i així successivament (el 3 dependent del 2, el 4 del 3, etcètera). Això és fonamental, per exemple, per a crear índexs de continguts automàticament o per a permetre la navegació dins del document, com veurem en futures entrades.

Aspecte dels estils predeterminats,
MS Word 2010, Mac

MS Word permet establir fins a nou nivells de dependència, d'acord amb el nombre que aquests estils tinguen en el nom. Títol 1 ocupa el nivell més important en la jerarquia, mentre que Títol 9 és el menys important. De tota manera, poques vegades necessitarem passar del nivell 5, per més complex que siga el treball que portem entre mans. És important remarcar que aquesta jerarquia també ha de mostrar-se tipogràficament, per tal que es puga apreciar visualment quins apartats són més importants que altres. Vegeu en la captura de la dreta com es reflecteix aquesta jerarquia en l'aspecte que presenten els estils predeterminats de MS Word, del títol 1 al 4.

Per a aplicar qualsevol estil diferent del Normal (que, com deia, apareix per defecte), hem de seleccionar el fragment de text i triar l'estil que volem des de la llista d'estil ràpid, en la barra d'eines de la pestanya Inici. En el cas que no el trobem en aquesta llista, haurem de desplegar el menú complet des d'on podem accedir a tots els estils del programa. MS Word ofereix estils predeterminats per a llistes, cites, notes, bibliografies, signatures..., que, a més, podem personalitzar com veurem tot seguit.

Com crear i modificar estils

A l'hora de crear els nostres estils podem procedir de dues maneres. La primera és crear-lo a partir d'un paràgraf del document que tinga el format que volem donar al nostre estil. En aquest cas hem de seleccionar el paràgraf en qüestió, accedir al menú d'estil i seleccionar Nou. S'obrirà la finestra de creació d'estil, que ja tindrà configurades totes les característiques de format del paràgraf que havíem seleccionat i només ens faltarà donar-li un nom.

El segon camí consisteix a accedir al menú d'estils, punxar en Nou i anar configurant les característiques de format des d'aquest menú. 

Menú de creació i modificació d'estils, MS Word 2010, Mac

Com es pot veure en la captura, la pàgina principal del menú permet configurar les opcions bàsiques de format, que, normalment, ens resultaran suficents per a definir la majoria d'estils. Vegem amb més detall els elements que el componen, que he dividit en quatre parts (vegeu la imatge anterior):

1. Propietats. El primer camp és el nom que donarem a l'estil: convé que siga senzill i que el puguem relacionar amb l'ús que volem fer-ne (Normal tesi, per exemple), del client (Títol 1 Xxxxx), etcètera. El segon és el tipus d'estil, és a dir, si l'estil s'aplicarà a un conjunt de caràcters seleccionats, a paràgrafs sencers, a llistes o a taules. El tercer punt és l'estil en què basarem la nostra creació i sobre el qual anirem introduint els canvis (convé que triem el que més s'assemble al que volem crear per a haver de fer menys canvis). Finalment, l'estil del paràgraf següent determina quin estil apareixerà automàticament quan polsem la tecla retorn en un paràgraf amb aquest estil. Per exemple, podem fer que després de Títol 1 aparega Títol 2, o Normal, o que es mantinga el mateix estil, segons el que ens convinga.
2. Format. En aquest apartat podem configurar els elements de format més bàsics. Primerament, trobem una selecció dels paràmetres de caràcter, que inclouen: la lletra, la mida, els tipus més freqüents (negreta, cursiva i subratllat) i el color. Tot seguit hi ha els principals elements per a configurar el paràgraf: alineació del text (esquerra, centrada, dreta, justificada), interlineat (simple, u i mig, doble), augmentar o reduir l'espai en blanc entre paràgrafs i, per a acabar, augmentar o reduir sagnats. Finalment, trobem un quadre en què es mostra l'aspecte que adopta l'estil amb les modificacions que introduïm, seguit d'una descripció de tots els elements que el defineixen.
3. Presència de l'estil. En aquest tercer apartat tenim tres caselles amb funcions diverses que podem activar o desactivar: afegir l'estil a la plantilla, afegir a la llista d'estil ràpid i actualitzar l'estil automàticament. Cal anar amb compte amb aquesta última opció: si l'activem, les modificacions que fem sobre qualsevol part del text que tinga aquest estil passaran a formar part de la configuració de l'estil. Per exemple: si afegim una cursiva a una paraula que té l'estil Normal, afegirem l'atribut cursiva a l'estil i tot el text del nostre document que tinga aquest estil passarà a estar en cursiva. 
4. Menú desplegable de format. En darrer lloc, però no per això menys important, hi ha la casella Format, fonamental per a qui vulga accedir a totes les possibilitats de configuració. Si fem clic damunt es desplegarà una llista que dóna accés als menús complets de cada apartat (lletra, paràgraf, tabulacions, numeracions...), és a dir, els mateixos que trobem habitualment en la pàgina principal del document. 

Per a modificar qualsevol estil, haurem de procedir d'una manera molt semblant a la creació d'estils nous. Primerament, hem d'accedir al menú d'estils (Format > Estils, o fent clic amb el botó dret sobre l'estil en qüestió en la llista d'estils ràpids), seleccionem el que ens interessa modificar i fem clic sobre Modificar. Accedim aleshores al mateix menú que acabem de comentar que ens permetrà establir els canvis.

Una última qüestió que no hem de perdre de vista quan creem o modifiquem un estil és el fet de mantindre la coherència tipogràfica i de disseny en els estils que, en principi, tinguem la intenció d'utilitzar en un mateix document. Si algú està interessat a aprofundir un poc sobre el tema, podeu consultar una entrada anterior que inclou algunes recomanacions per a donar format als nostres textos, encara que enfocades des del punt de vista de la llegibilitat.

Sóc conscient que tota aquesta informació explicada de colp pot fer pensar a més d'un que els estils són complicats i que ja li va bé sense utilitzar-los. Tanmateix, per a aprendre a utilitzar qualsevol programa cal perdre la por a remenar-lo i fer totes les proves que calga. Qui ho faça s'adonarà que, com passa olt sovint,  la pràctica és més senzilla que la teoria. Aquest és el cas dels estils, de manera que no desespereu. I si es dóna el cas, sempre podeu utilitzar entrades com aquesta com a orientació.